Migration ERP : quelles sont les étapes de reprise d'un projet ERP ?
- Quelles questions se poser avant de faire migrer son ERP ?
- Les objectifs d'une migration vers un nouvel ERP
- Quels collaborateurs impliquer dans la migration ERP ?
- Les process à mettre en place pour la migration ERP
- Définir ses besoins pour les intégrer dans la migration ERP
- Former les salariés suite à la migration de son ERP
Dans un projet ERP, la migration de données est une étape qui consiste à récupérer des données existantes pour les importer dans une nouvelle base de données. Il s’agit d’une opération importante et complexe. Elle nécessite une préparation en amont et peut être source de confusions et d’embûches dans l’environnement de travail. 👨💻
La migration ERP nécessite une préparation méticuleuse. Il est donc important de consulter toutes les parties prenantes au sein de l’entreprise. La consultation est une étape importante pour réussir ce projet d’envergure. La base de données est vitale pour le fonctionnement optimal de l’entreprise. Celle-ci demande une prise en charge complète lorsqu’il s’agit d’effectuer la migration.
Quelles questions se poser avant de faire migrer son ERP ?
Lorsqu’on parle de migration ERP, c’est un projet d’envergure qui engage la totalité de l’entreprise dans son fonctionnement interne. Après avoir décidé de procéder à une migration ERP, il est nécessaire de se poser une série de questions avant de débuter les démarches :
- Doit-on migrer toutes les informations ❓
Il est important pour l’entreprise qui souhaite effectuer une migration ERP d’analyser toutes les données existantes et de déterminer de quelle manière elles pourraient être implémentées dans la nouvelle infrastructure.
Il faudra effectuer un processus de sélection des données existantes et il ne sera pas nécessairement possible de migrer toutes les informations. La raison principale étant que cela pourrait entraîner des problèmes encore plus importants avec le nouvel ERP qui pouvaient se produire avec l’ancienne version, mais à plus grande échelle.
- Peut-on implémenter une stratégie d’archivage ❓
L’archivage des données est une variable très importante et devra être prise en compte dans le cadre de la migration ERP. En effet, si vous avez un système d’archivage en raison des contraintes de votre activité professionnelle. Ainsi, avant de lancer l’implémentation du projet de migration ERP, il est essentiel de sélectionner les données à transférer. En effet, le stockage peut s’avérer être coûteux et limité pour certaines solutions ERP.
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💡 On peut également se poser d’autres questions : La nécessité de purger les contenus avant de procéder à la migration ERP ou encore la nécessité d’opter pour une stratégie d’externalisation du contenu à travers RBS (Remote BLOB Storage).
Ainsi, après avoir obtenu des réponses concrètes à ces questions, on peut définir une stratégie viable d’une migration ERP. Cependant, quels seront les potentiels bénéfices d’effectuer une migration ERP pour mon entreprise ?
Les objectifs d’une migration vers un nouvel ERP
Les objectifs d’une migration vers un nouvel ERP sont multiples :
- 🚀 Améliorer le processus interne : un ERP obsolète peut entraîner des problèmes internes au sein de la société. Ainsi, migrer vers un ERP plus moderne peut améliorer le processus interne de l’entreprise.
- 💰 Réduction des coûts : Beaucoup d’entreprises qui souhaitent effectuer une migration ERP ont par exemple opté pour une migration vers le cloud. Cela permet de réduire les coûts liés à la migration et d’améliorer la rentabilité de l’entreprise à long terme.
- 🖇️ Transversalité des processus de gestion : Chaque service travaille sur des processus de gestion différents. Ce qui signifie que les différents services n’ont pas les mêmes processus et peuvent utiliser différents systèmes ERP. Migrer vers une autre solution ERP peut permettre d’interconnecter des services qui ont besoin de communiquer régulièrement. Par exemple : Intégrer le support client et la chaîne de distribution.
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Quels collaborateurs impliquer dans la migration ERP ?
Sa mise en production constitue une performance pour l’organisation. Pour réussir la reprise ERP, tous les managers doivent être conscients des enjeux et défis qui les attendent. Certes, maîtriser les obstacles, c’est se donner toutes les chances de mieux les surmonter. 🎯
Bien effectuer sa migration ERP pour éviter la perte de données
La migration des données est une étape obligatoire pour effectuer une migration ERP dans les meilleures conditions. Une migration ERP s’accompagne d’une migration de données qui doit être effectuée vers la nouvelle infrastructure. Cette infrastructure doit permettre de garantir un processus optimal. Une entreprise rentable doit traiter de manière scrupuleuse ses données et son traitement. Il s’agit ainsi d’un enjeu vital. 🌱
Pour pouvoir migrer les données vers le nouvel ERP, il faut pouvoir les identifier afin de les classer. On dénombre ainsi trois types de données :
- ✔️ Les éléments de référentiels : Ce sont les données relatives aux fournisseurs, clients et prospects
- ✔️ Les données de structure : Celles concernant la comptabilité de l’entreprise
- ✔️ Les éléments de gestion : Ce qui concernent les factures, les bons de commandes, etc.
Recourir à un chef de projet pour effectuer la migration ERP
Le processus de migration ERP doit être effectué de manière optimale pour ne pas interrompre la bonne marche de l’entreprise. Ainsi, le risque est présent et un processus qui échoue peut mettre en difficulté l’ensemble de la société.
Il faudra s’entourer des bonnes personnes pour réussir son processus de migration ERP. 👊 Tout d’abord, il faudra penser à un intégrateur ERP qualifié qui aura cerné vos différents besoins, accompagné d’un chef de projet. Ce chef de projet doit se consacrer au changement de l’infrastructure en interne.
Ensuite, la vision de l’intégrateur ERP doit pouvoir être transversale et globale concernant l’entreprise et les différents services s’y afférant.👁️🗨️ Le dialogue est la clé. Il s’agit d’une variable importante dans la réussite du projet que ce soit en amont ou en aval. En aval, pour que chaque employé ait la capacité de comprendre le fonctionnement du logiciel. En effet, un des objectifs de la migration ERP est d’améliorer la productivité des collaborateurs qu’il faut impliquer au maximum dans le processus de migration ERP.
Faire preuve de pédagogie dans l'utilisation du nouvel ERP
Le changement de l’outil interne de l’entreprise peut être source de perturbations au sein de l’entreprise. ⚠️ L’humain n’est pas toujours réceptif au changement, surtout lorsque des habitudes se sont installées dans la routine de travail.
L’implémentation d’un nouveau SI nécessite l’adhésion des employés pour pouvoir réussir pleinement le processus de migration ERP. En effet, sans la participation conjointe des collaborateurs, la migration ERP peut être condamnée à l’échec. Il faudra faire preuve de pédagogie et convaincre les collaborateurs de se former au nouvel outil. On peut notamment s’appuyer sur les employés les plus ouverts au changement pour pouvoir amorcer la migration ERP.
Effectivement, le nouvel ERP n’aura aucun impact positif sur la productivité des employés si on ne prend pas en compte le facteur humain. Ainsi, il faut prendre en compte les différentes remarques et avis au niveau de la direction pour pouvoir calibrer le nouveau SI.
En effet, cela permet de rassurer les employés sur le bien-fondé de l’opération et de créer un environnement collaboratif pour le changement de l’ERP. Les collaborateurs doivent sentir que la migration ERP est pour l’intérêt de l’entreprise et des collaborateurs.
Les process à mettre en place pour la migration ERP
Il faut identifier les différents flux en vigueur au sein de l’entreprise. En effet, on parle de flux pour déterminer le processus métier de l’entreprise.
Ce flux peut être par exemple la gestion commerciale pour vendre un produit dans un premier temps puis la gestion des stocks, la gestion logistique et la gestion de la qualité.
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Définir ses besoins pour les intégrer dans la migration ERP
Utiliser un cahier de charges pour la réussite de la reprise des données
Il est nécessaire d’adopter un cahier des charges pour pouvoir réussir la reprise des données dans le cadre de son projet de migration ERP. 📙
Si vous souhaitez savoir comment réaliser un cahier des charges pour votre projet ERP, découvrez notre page pilier :
Avant le traitement des données, il faut effectuer un état des lieux
Il faut effectuer un diagnostic à travers plusieurs paramètres comme une évaluation précise, les objectifs à respecter, les bénéfices, les risques… Ainsi, il faut se poser la question de l’utilité d’adopter un ERP ou l’impact vers une nouvelle version sur les processus.
Un intégrateur ERP doit se mettre dans la peau d’un docteur, c’est-à-dire qu’il doit effectuer le bon diagnostic pour pouvoir prodiguer le bon traitement. 👨⚕️ Ce diagnostic particulier doit mettre en relation différentes parties prenantes comme la direction de l’entreprise. Faire intervenir le maximum d’acteurs est essentiel pour pouvoir obtenir le meilleur diagnostic possible.
Être organisé pour la préparation de la migration de données
Les données que l’on souhaite migrer doivent être bien identifiées. Il est essentiel d’agir en différentes étapes. Après avoir identifié les données, il faut procéder à une classification, un triage et une mise en forme. 📌 Les prochaines étapes sont une bonne cartographie des correspondances et un bon diagnostic de la reprise des données au sein de la société.
De plus, il faut également penser à l’archivage des données et penser aux règles de retraitement. 🗃️ Dans le processus de traitement des données, on parle aussi d’un traitement prioritaire de certains types de données dans la migration. Pour ce faire, il faut commencer par les données structurelles pour finir par les données de gestion.
Définir une stratégie avant de débuter le processus
Il faut que les personnes en charge du processus de migration des données vérifient bien les données que l’entreprise souhaite garder et les données à faire disparaitre.🗑️ Une sauvegarde entière des données est la première étape de la stratégie.
L’entreprise, par le biais de son chef de projet et son intégrateur ERP, doit anticiper le processus de sauvegarde des données. Cette sauvegarde peut être effectuée avec un logiciel ou un simple tableau Excel. 💾
On peut traiter les données de manière manuelle ou par scripte si les deux systèmes ne sont pas identiques. Toutefois, la règle à retenir est de s’assurer que les données que l’on souhaite migrer soient compatibles avec le nouvel ERP. 🤝
Entamer son processus de migration ERP avec le bon prestataire
Différents éléments sont à prendre en considération pour le choix du prestataire. Par exemple, il faut savoir si le prestataire a la capacité d’accompagner l’entreprise dans la totalité du processus de migration ERP. 💪 Il doit pouvoir accompagner l’entreprise dans la durée de la migration et du changement de l’infrastructure et dans l’utilisation du nouvel ERP.
En d’autres termes, cette partie est la clé de la réussite de votre projet. Le genre d’interactions que vous aurez avec votre prestataire influencera la qualité du projet, et ce pendant plusieurs années. ⚖️
Former les salariés suite à la migration de son ERP
Pour finir, une fois l’installation finalisée et que le nouvel ERP est prêt à l’emploi pour l’entreprise, vous avez besoin de collaborateurs sachant l’utiliser de manière optimale. 💯 Sans cela, vous aurez peut-être la meilleure solution sur le marché, mais elle ne vous rapportera aucun retour sur investissement.
La formation au nouvel outil doit être réalisée par des consultants de l’éditeur du logiciel ERP ou l’intégrateur ERP. 🎓 Le processus de formation consiste à familiariser les salariés à chaque processus qu’ils auront à effectuer dans la routine de travail.
Une formation de qualité au nouvel ERP pour les collaborateurs permettra de faciliter des gains de productivité. 🔥 Gérer un ERP n’est pas toujours facile, il faut accompagner les équipes dans ce changement. La formation est bien sûr la base. Cependant, d’autres éléments doivent être mis en place pour assurer l’adhésion de vos équipes.
