Comment réaliser son cahier des charges pour un projet ERP

Un cahier des charges ERP est réalisé dans le cadre du développement d’un projet. C’est l’expression des besoins nécessaires à son accomplissement. Le client et le prestataire sont impliqués dans cette démarche. 📚

Pour le client, l’objectif est de poser à plat le fonctionnement global des process et d’avoir une vision très claire de ce qu’il souhaite à l’issue de ce projet.

Pour un prestataire, l’expression des besoins du client via la réalisation d’un cahier des charges est impérative pour proposer une offre parfaitement adaptée à l’entreprise. En effet, c’est un registre qui permet de définir la finalité d’un projet en formulant précisément chaque étape afin de piloter le projet de A à Z. 📝

Les renseignements fournis ont pour but de clarifier la situation et de faire en sorte que les deux partis soient en phase. Il peut également être utilisé pour réaliser des projets en interne.

Il existe deux formats :

Le cahier des charges technique : Celui-ci est réalisé au moment de la validation d’un projet. Il énumère les contraintes techniques d’un bien ou d’un produit. Son avantage est de réduire au maximum les risques pour le client.
Le cahier des charges fonctionnel : Celui-ci sert à structurer un projet. Il est basé sur une norme NF EN 16271. À l’inverse du cahier des charges technique, celui-ci ne se base pas sur les spécificités matérielles à utiliser.

Découvrez les éléments clés pour réussir son cahier des charges ERP

Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour un projet ERP ?

Pour rappel, un ERP (Enterprise Ressource Planning) est un logiciel de gestion regroupant toutes les ressources opérationnelles liées à l’activité d’une entreprise. C’est la colonne vertébrale du système d’information d’une entreprise et dispose d’un cycle de vie d’une dizaine d’années. Il est donc d’une importance capitale de pouvoir bien spécifier tous vos besoins en détail lors de la réalisation du cahier des charges. 🌱

Dans le cadre de l’expression de ses besoins pour un projet ERP, l’entreprise devra renseigner les différents flux d’informations propres à son fonctionnement. Les spécificités de l’activité et du métier afin de verticaliser au mieux la solution. Un cahier des charges ERP est à destination des éditeurs ou intégrateurs sélectionnés.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour un projet ERP ?

C’est à travers ce document que le prestataire va pouvoir proposer sa solution qui vous est la plus adaptée.🔍 Une fois toutes les cartes en mains, le choix final revient bien évidemment au responsable du projet qui pourra comparer les différentes offres sollicitées par le marché. En somme, un cahier des charges pour un projet ERP doit regrouper de nombreuses informations à la bonne compréhension et pouvant permettre d’entamer une phase de déploiement avec l’éditeur ou intégrateur ERP retenu.

Comment réaliser son cahier des charges ERP ?

Voici un modèle de présentation générale que l’on retrouve dans un cahier des charges ERP : 🧾

🏭 La présentation de l’entreprise :

Dans un premier temps, il est nécessaire de présenter l’entreprise. Pour commencer, communiquez les informations concernant l’effectif, le chiffre d’affaires, le positionnement sur le marché, le nombre d’implantations, la répartition géographique, etc. Grâce à ces informations détaillées, l’intégrateur va pouvoir saisir les enjeux ainsi que les problématiques auxquelles le client est éventuellement confronté. De plus, indiquer également sa volumétrie de commandes (en moyenne) est intéressant pour que le prestataire puisse proposer un ERP en capacité de répondre aux attentes.

📢 Activité, produits et processus :

Dans un second temps, il faut présenter toutes les activités liées à la société sans oublier de préciser les produits ou services ainsi que la cible de clientèle. Pour la réussite de son projet, il faut obligatoirement indiquer tout le déroulement du processus de production, allant du devis jusqu’à la livraison de manière claire et détaillée. ⚡

⛔ Les contraintes :

Il est nécessaire de déterminer toutes les contraintes auxquelles l’ERP va se retrouver confronté. Il s’agit par exemple de la migration des données, une phase importante du projet ERP. Il faut indiquer tout le périmètre des données historiques à reprendre de celle-ci. Nous vous invitons à lire notre page dédiée à la reprise de données ERP. Il ne faut pas hésiter à indiquer tout autre élément spécifique qui semble intéressant. Cela peut concerner les normes de sécurité, les droits d’accès, le lieu de stockage des données, etc.

🎯Besoins et objectifs :

Quels que soient les besoins et les problématiques, ils doivent tous être exprimés de manière explicite. De cette façon-là, il sera possible de s’attendre à une réponse complète et donc de pouvoir choisir celui qui répond au mieux aux attentes. Prendre le temps de bien les prioriser est important. Tous les objectifs stratégiques ainsi que les futurs projets (s’il y en a) doivent se retrouver dans le cahier des charges. Effectivement, un logiciel ERP accompagne durant plusieurs années une entreprise. 🤖 Il est donc pertinent de pousser la réflexion pour le long terme.

♻️ L’organisation :

Savoir exactement comment l’entreprise fonctionne est cruciale pour un prestataire. Pour cela, il faut indiquer précisément : les différents services, le moyen de communication, les relations avec les clients, fournisseurs ainsi qu’avec les partenaires. Il est également essentiel d’indiquer le déroulement des processus clés allant de la production, du devis jusqu’à la livraison.

👨🏻‍💻 Recensement matériel / logiciels existants :

Pour être en mesure de voir si la solution informatique est adaptée à l’ensemble de votre système informatique, il est nécessaire pour l’intégrateur d’avoir une liste du matériel informatique utilisé quotidiennement. Il faut donc les indiquer en précisant les serveurs, postes et bien évidemment l’infrastructure réseau.

💰 Le budget du projet ERP :

En dernier lieu, faire le choix de mettre en place un logiciel ERP nécessite la définition du budget. L’analyse des coûts de toutes les composantes d’un budget ERP se décompose ainsi :

Les modules / fonctionnalités
Les licences (le nombre d’utilisateurs)
L’installation, la mise en pratique et les réglages à effectuer
Le matériel
La formation
Les ressources humaines liées au projet
La maintenance annuelle
La Hotline

C’est bon ! Vous êtes venu à bout de l’interminable liste nécessaire à la rédaction de votre cahier des charges. Complète mais indispensable !

Comment prévoir le budget d'une solution de gestion ERP ?

La définition en amont du budget aidera à trouver plus rapidement la solution la plus adéquate et à anticiper afin d’éviter les « surprises ». Néanmoins, bien analyser tous les coûts pour mieux définir le budget reste l’une des étapes les plus importantes qu’il ne faut pas bâcler.

Un ERP nécessite plusieurs investissements (licences, matériel, formation, maintenance, etc.). Cependant, prévoir le budget pour ces futurs frais n’est pas si simple.

💸 L’achat des licence (si la solution passe par un format de licence) :

Le poste budgétaire de la licence est sans doute le plus simple à comparer avec les autres offres du marché. Toutefois, il est important de se poser certaines questions avant de faire son choix, à savoir :

– Le prix englobe-t-il tous les modules ? Quelles sont les formules proposées ? (Allons-nous devoir payer un supplément dans le cas d’une nouvelle fonctionnalité ? Il est important de savoir qu’il existe des éditeurs qui proposent une offre fixe même avec l’ajout de modules complémentaires). 🧩

– Quelles sont les différents types de licences ? Il existe généralement 2 types de licences : Celle qu’on appelle « light », pour les utilisateurs qui n’auront besoin que de quelques écrans du logiciel et « atelier », pour les utilisateurs qui vont utiliser l’ensemble des modules.

💻 L’installation de l’ERP :

Certes, ce poste budgétaire ne représente qu’une petite part du budget total. Néanmoins, celui-ci peut différer en fonction de votre infrastructure informatique et la technologie du logiciel. En effet, si le logiciel est intégré directement dans le cloud, il ne sera pas nécessaire de prévoir des coûts supplémentaires pour du matériel informatique.

De plus, la mise en œuvre d’un ERP full web apporte un véritable gain de temps au niveau de son installation car il suffit aux utilisateurs de se connecter directement via une url. ☁️

Si vous souhaitez en savoir davantage sur tous les autres avantages d’un ERP Cloud, vous pouvez consulter notre article en cliquant ici-même.

👨‍🎓 La formation :

Une formation liée à l’utilisation d’un ERP est essentielle pour le bien de l’entreprise. En moyenne, le prix d’une journée de formation est en moyenne de 1000 euros. Elle peut aller jusqu’à 1200 euros selon les éditeurs / intégrateurs ERP.

🧰 La maintenance :

Ce poste budgétaire est optionnel mais non négligeable. En effet, si un contrat de maintenance est souscrit, la pérennité de la solution ERP est assurée. Le coût de la maintenance est souvent représenté en pourcentage du prix des licences. Il varie mais se situe en moyenne entre 16% et 20%.

📈 Calculer la rentabilité :

La notion de coût est présente, en revanche un ERP est un investissement. Il est donc inutile de raisonner en termes de dépense mais plutôt de rentabilité. Il est important de rappeler que cet outil va vous accompagner durant plusieurs années (10 ans en moyenne). Sur cette période, l’amortissement de la solution sera positif si elle a été bien choisie.

Si vous souhaitez savoir comment calculer sa rentabilité, il vous suffit de télécharger notre livre blanc « Mesurer la rentabilité d’un projet ERP » :

Ainsi, sur cette période, l’amortissement de la solution sera positif si elle a été bien choisie. Si vous souhaitez savoir comment calculer sa rentabilité, il vous suffit de télécharger notre livre blanc « Mesurer la rentabilité d’un projet ERP » :

Exprimer clairement son besoin dans un cahier des charges ERP ?

Un logiciel ERP est un outil nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise. Son but est de pouvoir augmenter votre performance tout en vous faisant gagner du temps. Effectivement, votre décision ne sera donc pas à prendre à la légère. Pour cela, vous devez premièrement avoir une idée bien concrète sur ce qu’est un ERP et à quoi il sert.

En fin de compte, une simple présentation générale de votre entreprise ne suffit pas.

Quelques questions auxquelles répondre 💡 :

Quelles fonctionnalités souhaiteriez-vous retrouver ?
De combien est votre chiffre d’affaires annuel ?
Quel est votre secteur d’activité ?
Combien de personnes vont utiliser la solution ?
A quelle échéance souhaitez-vous que votre solution soit déployée ?
Votre budget ?

Qui impliquer dans la réalisation de son cahier des charges ERP ?

Un cahier des charges ERP est rédigé par le responsable de projet qu’on appelle également maître d’ouvrage. 🧑

Il n’est pas le seul à être impliqué dans la réalisation de celui-ci. Par conséquent, il est plus que recommandé que le «chef d’orchestre» soit accompagné par ses collaborateurs aka les futurs utilisateurs de l’entreprise. En effet, il est important de prendre en compte les avis de ses collaborateurs afin que la solution réponde au mieux à toutes les attentes.

Enfin et surtout, il est conseillé que le responsable soit assisté par le prestataire intégrateur. Effectivement, ce dernier pourra être en mesure de répondre à ses différentes interrogations et de l’accompagner durant toute sa démarche. Pour finir, la rédaction du cahier des charges pour un projet ERP implique donc :

Le maître d’ouvrage
Les représentants des services concernés (commercial, achat, production, finance, logistique…)
Le prestataire intégrateur

Les erreurs à éviter dans un cahier des charges ERP

❌ Des erreurs sont à éviter dans la réalisation d’un cahier des charges ERP. Certes, en indiquant tous ses besoins et attentes, il est facile et rapide d’exprimer certaines spécificités techniques. Cependant, vos exigences doivent rester compréhensibles et neutres afin d’éviter les interrogations et les malentendus.

Ne pas s’attarder sur des détails futiles.

Cela ne va qu’accroître les interrogations du prestataire en plus de faire perdre du temps. Même s’il est possible d’apporter des spécificités aux fonctionnalités, il est préférable que ces indications soient simples à l’utilisation pour chaque utilisateur.

Décrire brièvement la gestion des processus de l’entreprise.

L’ERP doit pouvoir s’adapter à 100% à l’entreprise. Dans le cas où la gestion des processus est décrite brièvement ou pire, reste manquante, il faut impérativement la traiter en rédigeant de manière claire et détaillée.

Ne pas échanger avec les futurs utilisateurs.

Pour finir, il est très important que la solution soit ergonomique et facile à l’utilisation pour tous. N’oubliez pas de bien recueillir les avis de vos collaborateurs.

Vous avez un doute ou des questions et ne souhaitez pas faire d’erreur sur la réalisation de votre cahier des charges ? Récupérer directement votre cahier des charges pré-remplis sous format excel 🚀

"Comme vous avez pu le voir, la reprise d'un projet ERP vise à améliorer son système, ce n'est pas sans embûches mais n'ayez crainte ! Voici à disposition gratuitement un livre blanc sur le cahier des charges ERP pour vous accompagner en cas de projet."

Marion Delattre

Responsable Performance Industrielle

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